Formål
Som medarbejder i en kommune, der benytter sig af KMD Nova ESDH, er det nu muligt at oprette en dialog direkte fra en sag i ESDH-systemet. Dialogen bliver automatisk journaliseret, og når dialogen først er oprettet, kan du skrive med borgeren fra både PC og smartphone.
Her vejleder vi dig i, hvordan du
1: Opretter dig som bruger
2: Opretter ny dialog
3: Tilføjer deltagere til dialogen
4: Hvordan du kan håndtere samtykke i en dialog
Og
5: Automatisk journalisering i KMD Nova ESDH
Vejledning
1. Oprettelse af bruger
Før du kan oprette en dialog fra KMD Nova ESDH, skal du være oprettet som bruger i LetDialog. Derfor skal du først gå ind på https://letdialogen.dk/.
På LetDialog's startside vil du blive mødt af nedenstående billede:
Her kan du se, at hvis du allerede er oprettet som bruger, så kan du logge ind ligesom vist i punkt 1. Hvis det er tilfældet, at du ikke er oprettet endnu, kan du via punkt 2 "Opret bruger" få oprettet dig i systemet.
Hvis du trykker på "Opret bruger", vil du efterfølgende blive mødt af nedenstående billede:
Her skal du vælge brugertype, for at se hvilken form for bruger du er. Som vist med punkterne er der 3 typer af brugere, som du kan vælge mellem:
Type 1: Borger. Denne type bruger passer til dig, hvis du er borger, der har NemID, og derfor kan valideres med denne.
Type 2: Intern medarbejder. Denne type bruger passer til dig, hvis du er intern medarbejder, og her bruger du dit windows login til at logge ind.
Type 3: Anden. Denne type bruger passer til dig, hvis du ikke har NemID, ikke er i AD'et i din organisation eller ikke ønsker at bruge en af de ovenstående typer. Hvis dette er tilfældet, får du tilsendt et link på mail og efterfølgende en kode på sms til at validere med.
Når du har fundet din brugertype og sat kryds ved denne, så klikker du på "Næste", som også er vist med en blå pil. Eftersom du er sagsbehandler, vil du højst sandsynligt skulle vælge punkt 2.
Efter at have valgt brugertype 2: "Intern medarbejder" vil du blive mødt af ovenstående billede. Her skal du 1: Vælge kommune, 2: Oprette en adgangskode og 3: Gentage den valgte adgangskode. På denne måde får du oprettet dig en adgangskode til din nye bruger med det samme. Når du er logget ind, vil du blive mødt af nedenstående billede.
Her vil du som ny bruger kunne gå ind og tilføje oplysninger om dig selv, samt ændre notifikationsindstillinger. Det ser du øverst i højre hjørne, hvor den blå pil peger på "Profil". Klikker du her, vil du blive ført videre til dette billede:
Her ser du ved punkt 1 nogle felter, hvor du kan udfylde information som mobil nr, e-mail mm. I punkt 2 har du mulighed for at ændre notifikationsindstillinger. På billedet er notifikationerne slået fra, men med et enkelt klik kan du ændre disse, til både at få SMS og E-mail ved nye hændelser, og så vil ikonerne se sådan ud:
Her viser den blå pil også hvor din e-mail, samt mobil nr. skal stå tilknyttet, som er denne, du ønsker notifikationer på.
Når du er oprettet med en bruger, kan du hente app'en til LetDialog fra App store eller Google Play. I app'en skal du logge ind med den e-mail og adgangskode, du lige har indtastet. Når en dialog først er oprettet, så kan du altid skrive i dialogen fra din PC eller din smart phone.
2. Oprettelse af dialog
Når du først er oprettet i LetDialog, er du klar til at starte selve dialogen. Dialogen skal altid startes fra sagen i KMD Nova ESDH. På sagen skal du vælge ”Start borgerdialog” i drop-down-menuen til knappen ”Mere”:
Når du starter dialogen, åbner en ny fane i din browser. Her skal du først indtaste oplysninger om dialogen:
Når du har indtastet oplysningerne, skal du klikke på "Opret".
3. Tilføj deltagere til dialog
Nu hvor dialogen er oprettet, er det muligt at tilføje deltagere til dialogen. Det gør du ved at klikke på søgefeltet som vist i punkt 1. Her kan du søge efter brugere, der allerede er oprettet i LetDialog, og når personen kommer frem vil de blive tilføjet til dialogen, hvis du har klikket på dem. I punkt 2 ser du så personens brugerprofil værende til stede, efter du har valgt at tilføje dem.
Ved punkt 3 kan du udfylde deltagernes rolle i den gældende dialog. Det kan eksempelvis være deres profession eller deres relation til den person, dialogen drejer sig om. Derudover skal du også vælge, om deltageren skal være samtykkegiver i dialogen (Du kan læse mere om rollen som samtykkegiver senere i denne vejledning, eller hoppe til afsnit 4 "Hvordan du håndterer samtykke") og/eller dialogansvarlig.
Hvis du vil fjerne en deltager fra dialogen igen, skal du klikke på skraldespands ikonet vist i punkt 4, hvorefter deltageren så bliver fjernet fra dialogen. De beskeder, vedkommende har skrevet i dialogen, vil fortsat fremgå i dialogen.
Er de relevante personer ikke brugere af LetDialog, skal de oprettes. Brugere kan både være borgere (identificeret ved NemID), sagsbehandlere (identificeret ved ’Windows-log-in’) eller eksterne parter (oprettet og verificeret via SMS). Der findes vejledning til oprettelse her: Borger/ekstern bruger (app)eller Borger/ekstern bruger (web) (hvis en af dine kollegaer skal oprettes, kan de følge vejledningen, der er beskrevet først i denne vejledning).
Når du har tilføjet deltagere til dialogen, kan du klikke på "Gå til dialogen" som vist i punkt 5 med den blå pil. Her bliver du sendt videre til selve dialogen.
Når dialogen er oprettet, er den tilknyttet en specifik sag. På sagen kan du se, at der er tilknyttet en dialog i toppen af sagsdetaljebilledet ved at der vises et ikon. Trykker du på ikonet, åbnes dialogen direkte.
Udover du kan åbne dialogen direkte fra sagen, kan du også åbne LetDialog på din PC eller LetDialog-app’en, finde den relevante dialog og åbne den derfra. Det kan andre deltagere i dialogen også gøre.
Dialogen
Efter du har åbnet dialogen i LetDialog (uanset om du åbner den fra KMD Nova ESDH eller direkte), kan du skrive beskeder til de øvrige deltagere i dialogen (eksempel vist nedenfor). Du behøver ikke logge ind i KMD Nova ESDH for at skrive beskeder:
Ved at klikke på "Info", som den blå pil viser nedenfor, kan du se de forskellige informationer om dialogen. Du kan se i Punkt 1: Hvem der deltager i dialogen, 2: Information om selve dialogen (her kan du også læse lovgrundlaget for samtykke), 3: Du kan hente dialogen som PDF eller 4: Du kan lukke dialogen.
Inde i dialogen, se hvilke handlinger og ændringer der er blevet foretaget, eksempelvis når en deltager bliver tilføjet til samtalen, eller at en bruger bliver givet samtykke. Dette vises i punkt 1 på nedenstående billede:
Ny besked
Du kan skrive en ny besked i dialogen ved at skrive i det hvide felt i punkt 2, og herefter klikke på "Send" i punkt 3. Beskeden vil da fremgå som vist i punkt 4. Det er også muligt at vedhæfte en PDF, et billede eller et link ved at klikke på "+" i punkt 5. I punkt 6 vælger du så hvilken type, du vil vedhæfte.
Slet besked
Hvis du fortryder den besked, du har skrevet, kan du slette den ved at trykke på det lille skraldespandsikon under datoen for beskeden. Som dialogansvarlig kan du også slette andres beskeder i dialogen. Når en besked bliver slettet, vil dette fremgå i dialogen, og der vil også stå, hvem der har slettet beskeden.
Luk dialog
Som tidligere nævnt kan du lukke en dialog, hvis du ikke længere ønsker, at den skal være aktiv ved at trykke på "Luk dialog" som vist med den blå pil på nedenstående billede.
En lukket dialog vil stadig fremgå på dit dialogoverblik, og du har mulighed for at genåbne en lukket dialog. For at genåbne dialogen klikker du dig ind på selve dialogen, og så klikker du på "Info", og du vil se muligheden "Genåben dialog" som vist på nedenstående billede.
En lukket dialog vil blive slettet efter 30 dage, hvis den ikke genåbnes.
Når en dialog er lukket, har du også mulighed for at slette den helt, ved at trykke på "Slet" som vist med blå pil på ovenstående billede. Bare vær opmærksom på, om andre deltagere i dialogen har behov for at journalisere dialogen, inden den slettes.
Dialogoverblik
Hvis du har oprettet flere forskellige dialoger fra forskellige sager, vil du altid kunne få et overblik over dem i LetDialog. Du skal bare klikke på "Dialoger" under menuen øverst til venstre:
4. Samtykke
Som dialogansvarlig har man altid ret til at tilgå en dialog, men der kan være tilfælde, hvor der skal gives samtykke til, at andre brugere kan deltage i dialogen. Den dialogansvarlige kan derfor gøre en deltager til samtykkegiver i dialogen. Det kan fx være i en dialog om et barn, hvor forældrene skal give samtykke til, at en psykolog må deltage i dialogen.
Når du som dialogansvarlig tilføjer en ny deltager til dialogen, kan du vælge om vedkommende skal være samtykkegiver. Det gør du som vist på nedenstående billede ved at klikke på feltet "Samtykkegiver" vist med den blå pil.
Når du har gjort en deltager til samtykkegiver, vil de modtage en notifikation, når der tilføjes en ny deltager til dialogen, som de skal godkende.
Inde i dialogen vil man kunne finde punktet samtykke som vist på nedenstående billede, efter at have trykket på den blå knap i punkt 1 "Info" øverst i højre hjørne. I dette tilfælde er der en orange cirkel ved "Info", da der er en notifikation. I punkt 2 ser man en notifikation ved Samtykke, og det er fordi, der er en, der venter på at blive godkendt.
Klikker man på "Samtykke" vil man blive mødt af nedenstående billede, hvor der så vil optræde en liste over de deltagere, der mangler at få tildelt samtykke. Denne funktion er tilgængelig ved hver dialog.
For at tildele samtykke skal samtykkegiveren klikke på den grønne knap vist med den blå pil nederst i højre hjørne.
Hvis samtykkegiveren fortryder et samtykke, skal deltageren slettes fra dialogen. Dette kan kun gøres af den dialogansvarlige.
5. Journalisering
Når du bruger funktionen "Borgerdialog" i KMD Nova ESDH, skal du ikke bekymre dig om journalisering - det foregår nemlig helt automatisk. Hver gang der skrives en ny meddelelse i en dialog, vil der automatisk blive gemt et PDF-dokument på sagen. Dokumentet indeholder hele dialogen, og på den måde har du altid en fuld opdateret dokumentation for den dialog, du har ført. Dokumentet er tilknyttet sagen som alle dokumenter og du finder det derfor i Dokumentpanelet. Nedenfor er vist et eksempel på et dokument:
Så! Nu er du klar til at navigere rundt i LetDialog, og hvis du kommer i tvivl om noget, så vender du bare tilbage til denne vejledning.