Formål
Som dialogansvarlig vil der være nogle forskellige funktioner du skal arbejde med, og med LetDialog har vi gjort det nemt for dig, både i forhold til at oprette dialoger, men også til at skabe et overblik over dialogdeltagerne. Vi har derfor udarbejdet en vejledning, du altid kan have ved hånden og finde frem, når du føler det er nødvendigt at få genopfrisket de enkelte funktioner. Denne vejledning vil gennemgå hvordan du
1: Oprettes i LetDialog
2: Opretter ny dialog
3: Tilføjer deltagere til dialogen
og
4: Hvordan du kan håndtere samtykke.
Vejledning
LetDialog kan tilgås og bruges både på smartphone ved at hente appen LetDialog i App Store eller Google Play og på din PC via www.letdialogen.dk, og denne vejledning vil tage udgangspunkt i når du tilgår LetDialog via app'en på din smartphone.
1. Oprettelse og login
Hent app’en til din mobil og åbn den, og når dette er gjort vil du blive mødt af nedenstående billede:
Her klikker på du på "Opret bruger" vist i punkt 1, hvis du endnu ikke har dig en bruger, og ellers logger du bare ind med din E-mail og valgte adgangskode i punkt 2. Hvis du har slået Touch Id/Face Id til, så vil der være et lille ikon under "Log ind"-knappen, som du skal trykke på.
Når du har klikket på "Opret bruger" vil du blive ført videre til nedenstående billede.
Her skal du vælge brugertype, for at se hvilken form for bruger du er. Her er der 3 typer af brugere, som du kan vælge mellem.
Type 1: Borger. Denne type bruger passer til dig, hvis du er borger, der har NemID, og derfor kan valideres med denne.
Type 2: Intern medarbejder. Denne type bruger passer til dig, hvis du er intern medarbejder, og her bruger du dit windows login til at logge ind.
Type 3: Anden. Denne type bruger passer til dig, hvis du ikke har NemID, ikke er i AD'et i din organisation eller ikke ønsker at bruge en af de ovenstående typer. Hvis dette er tilfældet, får du tilsendt et link på mail og efterfølgende en kode på sms til at validere med.
Når du har fundet din brugertype og sat kryds ved denne, så klikker du på "Næste". Eftersom du er dialogansvarlig, vil du højst sandsynligt skulle vælge punkt 2.
Efter at have valgt brugertype 2: "Intern medarbejder" skal du 1: Vælge kommune, 2: Oprette en adgangskode og 3: Gentage den valgte adgangskode. På denne måde får du oprettet dig en adgangskode til din nye bruger med det samme, og du kan nu logge ind igen med denne. Når du er logget ind, vil du blive mødt af nedenstående billede:
Hvis du er helt ny i LetDialog, og ikke deltager i nogle dialoger endnu, vil oversigten være tom. De blå prikker i punkt 1 viser, at der er nyt i den pågældende dialog.
Hvis du klikker ind på personikonet "Profil" i bunden vist med blå pil, vil du her kunne ændre og tilføje oplysninger, som vist på nedenstående billede.
I punkt 1 kan du ændre dit mobil nr., punkt 2 din arbejdsmail, punkt 3 kan du tilføje en ekstra mail, og i punkt 4 kan du gå ind og tilføje noter hvis dette er ønsket. Klikker du videre til indstillinger, vist med blå pil nede i højre hjørne, kan du også ændre, hvilke former for notifikationer du ønsker at modtage. Når du har klikket på indstillinger, vil du blive ført videre til følgende side:
På ovenstående billede kan du ved hjælp af punkt 1 ændre notifikationer for E-mail, og punkt 2 for SMS. Til højre for disse to er der en tænd og sluk knap. Her er knappen tændt for notifikationer, hvis knappen er blå, og slukket hvis knappen er grå.
Under overskriften "Sikkerhed" kan du i punkt 3 ændre dine loginmuligheder. Hvis din telefon understøtter det, er det muligt at tilføje login med touch ID eller face ID. Hvis du aktiverer dette, vil der fremover være et ikon på loginsiden i app'en, som du skal klikke på, når du vil logge ind.
I punkt 4 kan du vælge, om du ønsker at blive logget ud automatisk, hvis appen ikke har været i brug i en bestemt tidsperiode. Trykker du ind på "Log ud automatisk" vil du kunne ændre tiderne som vist på nedenstående billede:
Under overskriften "Om" kan du i punkt 5 læse nærmere om lovgrundlaget for samtykke.
2. Oprette dialog
Nu er du allerede godt igang, og vi vil derfor kigge nærmere på dialoger. Som dialogansvarlig har du mulighed for at oprette dialoger, og en dialog kan bestå af direkte kontakt mellem dig og en borger, eller den kan involvere flere andre personer fx forældre, lærer, psykolog og sagsbehandler.
Når du er blevet logget ind, vil du på forsiden blive mødt at nedenstående billede, og her er et overblik over de aktive dialoger, som du deltager i, eller har deltaget i.
Hvis du vil oprette en ny dialog skal du blot klikke på "+" ikonet oppe i højre hjørne, vist med blå pil. Når du har klikket på "+" vil du blive ført videre til følgende side:
På ovenstående billede skal du i punkt 1 "Omhandler" udfylde hvem dialogen drejer sig om, punkt 2 angiver du en overskrift, ved punkt 3 kan du angive et emne og ved punkt 4 skal din rolle i dialogen fremgå. Hvis du er tilføjet på mere end én organisationsenhed, kan du også øverst vælge, hvilken enhed dialogen skal oprettes på. Til sidst skal du trykke på "Opret", som vist med blå pil.
3. Tilføj deltagere
Nu hvor dialogen er oprettet, er det muligt at tilføje flere deltagere til dialogen. Det gør du ved at klikke dig ind på den gældende dialog, og videre klikker du på det tidligere nævnt "i" ikon. Her kan du så under overskriften "Værktøjer", klikke på "Deltagere" og så på "+" øverst i højre hjørne. Nu har du mulighed for at søge efter brugere, der allerede er oprettet i LetDialog, og når du klikker på personen vil du blive mødt af nedenstående billede:
Her kan du angive deltagerens rolle, samt administrere hvilke funktioner deltageren skal have i dialogen.
Ved punkt 1 kan du udfylde deltagernes rolle i den gældende dialog. Det kan eksempelvis være deres profession eller deres relation til den person, dialogen drejer sig om. Derudover skal du også vælge i punkt 2, om deltageren skal være samtykkegiver i dialogen (Du kan læse mere om rollen som samtykkegiver senere i denne vejledning, eller hoppe direkte til afsnit 4 "Hvordan du håndterer samtykke") og/eller dialogansvarlig, som vist i punkt 3. Sidst trykker du "tilføj" som vist med blå pil.
Når du har klikket på "Tilføj", så bliver du sendt videre til selve dialogen
Ovenstående billede viser, hvordan en dialog ser ud, hvor dine beskeder er de blå i højre side, og de andre deltagers beskeder er de lysgrå i venstre side. Du kan også se de handlinger, der er foretaget, eksempelvis når en deltager bliver tilføjet til samtalen, eller at en bruger har givet samtykke. Handlingerne står i midten af skærmen vist med punk 1 og 2, og har ikke en baggrundsfarve.
Nederst kan du skrive din besked i punkt 3, og hvis du klikker på ikonet med bjerge til venstre i punkt 4, kan du vedhæfte et billede, en PDF eller et link til din besked. Ved punkt 5 sender du din besked.
Oppe i højre hjørne kan du klikke på "i'et", hvis du ønsker at læse information om den gældende dialog. Når du har klikket på "i'et", vil du blive mødt af nedenstående billede:
Under overskriften "Dialoginformation" kan du ved Punkt 1 se hvem dialogen omhandler, punkt 2 viser overskriften, og punkt 3 belyser emnet.
Under overskriften "Værktøjer" kan du ved punkt 4 se hvem der deltager i dialogen og ved punkt 5 kan du se, om der mangler at blive givet samtykke (mere herom nedenfor) og ved punkt 6 kan du hente dialogen ned som PDF, såfremt din telefon understøtter dette.
4. Samtykke
Som dialogansvarlig har man altid ret til at tilgå en dialog, men der kan være tilfælde, hvor der skal gives samtykke til, at andre brugere kan deltage i dialogen. Den dialogansvarlige kan derfor gøre en deltager til samtykkegiver i dialogen. Det kan fx være i en dialog om et barn, hvor forældrene skal give samtykke til, at en psykolog må deltage i dialogen.
Når du som dialogansvarlig tilføjer en ny deltager til dialogen, kan du vælge, om vedkommende skal være samtykkegiver. Det gør du som vist på nedenstående billede ved at klikke på tænd og sluk knappen, vist med blå pil. Når den er blå, er rollen aktiveret for deltageren:
Når du har gjort en deltager til samtykkegiver, vil de modtage en notifikation, når der tilføjes en ny deltager til dialogen, som de skal godkende. Notifikationen vil være synlig på overblikket over dialoger som vist nedenfor med blå pil:
Det vil også være synligt, når man som samtykkegiver går ind på selve dialogen:
Som dialogansvarlig kan du også følge med i, hvem samtykkegiveren/samtykkegiverne har givet samtykke til, hvis du klikker på "Samtykke" under "i'et" i dialogen.
Så! Nu er du klar til at navigere rundt i LetDialog og agere dialogansvarlig, og hvis du kommer i tvivl om noget, så vender du bare tilbage til denne vejledning.
Ønsker du at få tilsendt nyheder direkte i indbakken?
Log ind her i Kundeuniverset, og tryk på "Følg":
